Einführungsprojekt Dokumentenmanagementsystem
Die Stabsstelle Digitale Universit?t und das URZ führen seit Beginn 2023 das System d.velop documents für das elektronische Dokumentenmanagement (DMS) ein. Zun?chst werden vier Pilotprojekte als Unterstützung für das ERP- und das HISinOne-Einführungsprojekt umgesetzt. Perspektivisch wird das DMS fl?chendeckend in den universit?ren Einrichtungen zur Verfügung stehen.
Vier Pilotprojekte
Elektronischer Rechnungseingang (mit ERP)
Das neue ERP-System wird die elektronische Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen erm?glichen. Das DMS soll in diesen Arbeitsprozessen unterstützen und die strukturierte Ablage, das schnelle Finden anhand flexibler Suchkriterien und die Archivierung von elektronischen Rechnungen bzw. eingescannten Belegen erm?glichen.
Elektronische Dienstreiseverwaltung (mit?ERP)
Auch die digitalen Prozesse zur Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen werden künftig mit dem neuen ERP-System umgesetzt. Im diesem Rahmen sind zahlreiche Dokumente zu verwalten, z. B. für Buchungen oder Rechnungen von Unterkunft und Fahrt. Das DMS wir auch hier flexible und leistungsstarke Funktionen für die strukturierte Ablage und Archivierung beisteuern.
Elektronische Studierendenakte (mit?HISinOne)
Digitalen Prozesse rund um die Verwaltung von Studierenden werden in den kommenden Jahren schrittweise mit dem neuen HISinOne-System umgesetzt. Mit dem DMS werden in diesem Zug eine elektronische Studierendenakte aufbauen und diese L?sung für den einfachen Zugriff direkt in HISinOne einbetten.
Elektronische Drittmittelakte (mit HISinOne)
Bei der Beantragung und Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten fallen ebenfalls zahlreiche Dokumente an, die von mehreren Einrichtungen und Personen gemeinsam bearbeitet und eingesehen werden müssen. Der Aufbau einer elektronischen Drittmittelakte wird einen Umgang mit diesen Dokumenten erm?glichen, der für alle Beteiligten nachvollziehbar, effizient und medienbruchfrei sein soll.
Interner Bereich
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