Austausch zu den besonderen H?rergruppen

Um die noch offenen Fragen aus den STU-Fachworkshops kl?ren zu k?nnen, wurde am 19.10.23 gemeinsam mit der Fachberatung der HIS eG ein separater Termin zu den besonderen H?rergruppen der Universit?t Jena durchgeführt. Ziel des Termins war es, die Besonderheiten der H?rergruppen zu diskutieren, um unter Abw?gung der Vor- und Nachteile eine Entscheidung treffen zu k?nnen, welche H?rergruppen künftig jeweils über das Studierendenmanagement oder das Gasth?rermanagement im neuen System HISinOne abgebildet werden sollen. Dies betrifft die Gasth?rer:innen der Uni Jena, die gro?e Gruppe der Zweith?rer:innen, z.B. auch Lehramt-Doppelfach-Studierende aus Weimar und Medizinstudierende im Praktischen Jahr sowie die besonderen Gasth?rer:innen (Kursteilnehmende des Sprachenzentrums, Früh- und Jungstudierende und besondere Gasth?rer:innen des Zentrums für Lehrerbildung und Bildungsforschung). Dieser Themenkomplex hat dabei nicht nur Relevanz für das Teilprojekt 2 (STU) und die Bereiche Studierenden- und Gebührenmanagement, sondern auch für die Veranstaltungsbelegung im Teilprojekt 3 (EXA), die ebenfalls mitgedacht werden muss, wenn das Prüfungs-, Veranstaltungs- und Raummanagement ab 2028 vollumf?nglich im neuen System an den Start geht.

Konfigurationsworkshops

Als Auftakt der zweiten Teilprojektphase fanden am 23.10., 25.10. und 26.10.2023 die Konfigurationsworkshops im Bereich Studierendenmanagement statt, in denen die spezifischen Anforderungen und Einstellungen für eine erfolgreiche Konfiguration des Studierendenmanagements im neuen System HISinOne definiert und umgesetzt wurden. Der technische Aspekt der Workshops konzentrierte sich auf die Konfigurationseinstellungen des Systems, die gemeinsam mit der Fachberatung der HIS eG an die Bedürfnisse der Universit?t Jena im Rahmen des Customizings angepasst wurden. Dazu z?hlten beispielsweise die Einrichtung von Zeitr?umen, Einstellungen zum Antragsmanagement (Online-Antr?ge, Beurlaubung, Exmatrikulation usw.), zu Sperren und Wiedervorlagen und zur Vergabe der Matrikelnummern. Als weiteres Ergebnis der Workshops wurden sowohl Verantwortlichkeiten und Zeitpl?ne für die Umsetzung der Konfiguration festgelegt als auch To Do's erarbeitet, die nun vom Hersteller und uniseitig von Systemadministratoren, Fachabteilungen und Prozessmanagement-Team bearbeitet werden, um den Implementierungsprozess weiter voranzubringen. Bevor es ab Dezember 2023 regelm??ige Austauschtermine mit der HIS eG im Bereich Studierendenmanagement geben wird, stehen zun?chst vom 28.11. - 01.12.2023 die Konfigurationsworkshops im Gebührenmanagement an, in denen die Grundeinstellungen vorgenommen werden, auf deren Basis einmalige und wiederkehrende Gebühren in HISinOne abgebildet werden sollen. Als Grundlage dafür wurde im Vorfeld eine Gebührenmatrix erarbeitet, die einen ?berblick bietet über die Gebührenstrukturen und -komponenten der Universit?t Jena. Dabei wird im weiteren Verlauf etwa zu kl?ren sein,?welche Besonderheiten mit Blick auf die Gebühren für besondere H?rergruppen der Universit?t Jena beachtet werden müssen.

Ausblick

Nach den Konfigurationsworkshops wird der Fokus ab Dezember 2023 auf dem Anforderungsmanagement liegen. Das Projektteam wird in regelm??igen Austauschrunden Informationen und Anforderungen der sp?ter mit STU arbeitenden Abteilungen aufnehmen, diese in der Dokumentationsplattform Confluence aufbereiten und als sog. "User Story" (detaillierte Beschreibung der Kundenanforderung mit konkreten Umsetzungkriterien) in die Software Jira, einem mit Confluence interagierenden Aufgabenverwaltungssystem, überführen. In einem mit der IT abgestimmten Workflow werden diese User Stories nacheinander in HISinOne umgesetzt und in regelm??igen Abst?nden mit den sog. Key-Usern abgestimmt. Dieser Prozess wird einen Gro?teil des kommenden Jahres einnehmen, bis schlie?lich s?mtliche Anforderungen im System umgesetzt wurden und für die Testphase gegen Ende des Jahres bereitstehen. Wir halten Sie auf dem Laufenden...?