Noch in der Winterwelle der Corona-Pandemie, die wie ein Schatten über den Vorbereitungen lag, gab es zahlreiche Nachfragen nach Tickets. Würde das Fest wirklich stattfinden k?nnen und mit wie vielen G?sten?

Parallel wurde daran gearbeitet, die neue Veranstaltung ?Klassik im Botanischen Garten? mit einem sch?nen Programm zu gestalten.

Da zu einem gelungenen Abend ein gutes Catering geh?rt, gab es auch dafür viel vorzubereiten. Und auch hier freuten sich die meisten unserer bisherigen Vertragspartner und waren mit dabei. Mit ?Handeis? und ?Uhrenwerk Catering? aus Weimar konnten wir unser kulinarisches Angebot im Botanischen Garten erweitern. Wieder gab es sehr viel Bürokratie, z. B. Abfragen für das Gesundheitsamt, Elektroprotokolle, Vertr?ge und Bedarfsanmeldungen für Pfandbecher, zu bew?ltigen – sehr viele Details und sehr viel Arbeit.

Der Ticketvorverkauf lief auf Hochtouren – am Ende verkauften wir etwa 7.200 Tickets für beide Veranstaltungen zusammen, das bedeutete allein 2.500 Onlinebestellungen, die nicht nur bearbeitet und versendet, sondern auch im Dezernat 2 (Finanzen) zur Verbuchung vorbereitet werden mussten. Zwischenzeitlich besch?ftigten wir allein damit zus?tzlich bis zu drei Hilfskr?fte.

Nun stand nach einigen Vorbesprechungen der Sicherheitstermin an: Einsatzleitung Polizei, Feuerwehr, Ordnungsbeh?rde und Besicherungsunternehmen trafen sich mit uns und dem Ziel, die Veranstaltung für unsere G?ste so sicher und angenehm wie m?glich zu gestalten.

Absprachen mit der Pressestelle und dem Social-Media-Team der Universit?t für die Vor- und Nachberichterstattung waren ebenso wichtig, wie die Besprechung zur fotografischen Dokumentation der Feste.