Lenkungsausschuss der Digitalisierungsprojekte
Elektronische Prozesse, Akten und Services
Piktogramm, das zwei Ordner zeigt, die aus einem Laptopbildschirm hervorkommen.
Die Services unserer Verwaltung sollen für Nutzerinnen und Nutzer jederzeit leicht zug?nglich sein. Sie sollen ihre Anliegen digital übermitteln k?nnen - ohne Drucken, Scannen, Postweg und Papierverbrauch. Auch die Bearbeitung kann in digitalen Prozessen transparent und zügig erfolgen. Diese effiziente Zusammenarbeit ohne Medienbrüche schafft attraktive und moderne Arbeitspl?tze in Büro und Homeoffice und tr?gt entscheidend zur Zufriedenheit unserer Studierenden und Mitarbeitenden bei.
Die Universit?t Jena widmet sich der Digitalisierung in der Verwaltung gleich mit meheren gro?en IT-Projekten durch die Einführung des neuen Campusmanagementsystems?HISinOne, des?ERP-Systems von SAP und des?Dokumentenmanagementsystems d.velop documents. Die Projekte greifen eng ineinander und liefern gemeinsam eine fachlich und technisch genau abgestimmte Gesamtl?sung. Nicht zuletzt bildet dies die Grundlage für die Umsetzung nutzerinnen- und nutzerfreundlicher L?sungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes.
Strategisch werden die Projekte durch einen projektübergreifenden Lenkungsausschuss der Digitalisierungsprojekte koordiniert und vorangetrieben.
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Zweck
Der projektübergreifene Lenkungsausschuss der Digitalisierungsprojekte ist das strategische Steuerungsgremium zur Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierungsprojekte an der Friedrich-Schiller-Universit?t Jena. Der Ausschuss stellt die h?chste Eskalationsinstanz in den zu steuernden Verwaltungsdigitaliserungsprojekten dar und ber?t insbesondere zu strategischen Themen als projektübergreifende Governance.
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Aufgaben
Die Aufgaben des Lenkungsausschusses umfassen insbesondere die Beratung und Entscheidung über
- auftretende Konflikte und Eskalationen innerhalb der Projekte sowie projektübergreifend,
- die Freigabe budgetrelevanter finanzieller und personeller Ressourcen, sowie den Umgang mit Change Requests,
- projektübergreifende Entwicklungen wie beispielsweise die Abstimmung von technischen Schnittstellen zwischen den Systemen, die Abstimmung zu ?nderungen an gemeinsamen Prozessmodellen oder Anpassungen bei der Allokation von Personalressourcen,
- den Projektfortschritt,
- sowie die Entgegennahme von Berichten der Projektleitung.
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Mitglieder
Der Lenkungsausschuss setzt sich aus den folgenden stimmberechtigten Mitgliedern zusammen:
- Kanzler:in,
- Leiter:in der Stabsstelle Digitale Universit?t,
- Leiter:in des Universit?tsrechenzentrums,
- Vertreter:in der Fakult?tsgesch?ftsführungen,
- Vertreter:in der Dezernate,
- Vertreter:in der Vizepr?sidien,
- Vertreter:in der Thüringer Universit?ts- und Landesbibliothek.
Dem Lenkungsausschuss geh?ren folgende beratende Mitglieder an:
- Vertreter:in des Personalrats,
- Projektleiter:innen der Verwaltungsdigitalisierungsprojekte,
- Leiter:in des Dezernates Studierende,
- Leiter:in des Dezernates Finanzen und Beschaffung,
- Leiter:in des Dezernates Bau und Liegenschaften,
- Leiter:in des Dezernates Personal.
Den Vorsitz des Lenkungsausschusses hat der/die Kanzler/in der Friedrich-Schiller-Universit?t inne.
