Mittelabrufe

• Wie erfolgt der Mittelabruf bei der DFG?

Die f¨¹r 3 Monate erforderlichen Mittel werden mit dem Formular MittelanforderungExterner Link im Voraus bei der DFG abgerufen. Das Formular ist f¨¹r den ersten Mittelabruf im Original und mit Ihrer Unterschrift (=Anerkennung der Bewilligungsbedingungen) an das Dezernat 2 zu senden. Die nachfolgenden Abrufe k?nnen per Mail an das Dezernat 2 gesandt werden.

• Wie ermittele ich den Bedarf f¨¹r den Mittelabruf?

Anhand der monatlichen Personalkosten f¨¹r das projektbezogene Personal, sowie der geplanten Ausgaben f¨¹r Sachmittel und ggf. Publikationsmittel nehmen Sie eine Hochrechnung f¨¹r die n?chsten 3 Monate vor. Mit diesen geplanten Mitteln verrechnen Sie den auf dem Kostentr?ger im Konteninformationssystem SuperXExterner Link vorhandenen Kassenbestand (=verf¨¹gbare Einnahme) und addieren die Programmpauschale.

Die DFG beh?lt sich f¨¹r eine nicht fristgerechte Mittelverwendung die Berechnung von Zinsen vor.

Projektabwicklung

Die Projektabwicklung basiert grunds?tzlich auf Basis der Verwendungsrichtlinien der DFGExterner Link. Typische Fragestellungen, die sich neben den Verwendungsrichtlinien ergeben, finden Sie nachfolgend beantwortet.

• Wie und wann kann ich auf mein Projektkonto zugreifen?

Mit Vorlage der DFG-F?rderzusage wird im Dezernat 2 ein Kostentr?ger eingerichtet. Sie erhalten eine Projektanzeige mit den Angaben und Details zum Kostentr?ger. Nach Erhalt der Projektanzeige senden Sie den Nachweis der Anordnungs- und Feststellungsbefugnis an das Dezernat 2. In dem im HanFRIED abrufbaren Formular legen Sie fest, wer Anweisungen zulasten des Projektkontos vornehmen darf. Mit der zus?tzlichen Angabe der URZ-ID bei den betreffenden Personen erlauben Sie die entsprechenden Zugriffsrechte auf das Konteninformationssystem SuperXExterner Link.

Sobald dieser Nachweis im Dezernat 2 vorliegt, kann auf das Projektkonto zugegriffen werden. Als ProjektleiterIn haben Sie daf¨¹r Sorge zu tragen, dass die f¨¹r die Deckung der Ausgaben erforderlichen Kassenmittel bereitstehen. Sollten Mittel ausnahmsweise nicht rechtzeitig bereitstehen, erfolgt automatisch eine Vorfinanzierung seitens der Hochschule, so dass Sie dennoch Ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen k?nnen.

• Wie verh?lt es sich mit der Laufzeit meines Projektes?

Um eine vollst?ndige Inanspruchnahme der F?rdermittel zu gew?hrleisten, legt die DFG in ihren F?rderzusagen keine datierte Laufzeit fest, sondern definiert lediglich den F?rderzeitraum. Dieser startet mit dem ersten Mittelabruf, der rechtzeitig vor Projektstart von Ihnen initiiert werden muss. Die DFG geht davon aus, dass der Projektstart sp?testens innerhalb von 12 Monaten ab Bewilligungsdatum erfolgt. Aufgrund von Elternzeit o.?. Ausfallzeiten kann eine Verl?ngerung der Laufzeit erforderlich werden, die durch Sie bei der DFG zu beantragen ist (Formular 41.45Externer Link).

• Kann ich die Programmpauschale verwenden?

Die Programmpauschale (PP) dient der Hochschule als Ersatz der f¨¹r die Bereitstellung der Infrastruktur entstehenden Kosten und wird daher zentral vereinnahmt. Mit Wirkung vom 01.01.2018 erhalten alle ProjektleiterInnen R¨¹ckfl¨¹sse in H?he von 10% dieser Pauschale, um so die Finanzierung von projektspezifischen Ausgaben der Grundausstattung ohne Einzelantr?ge zu erm?glichen (KST XXXXXX-600).

Auf die Ma?gabe der DFG, dass abgelehnte Antragspositionen aus Mitteln der Programmpauschalen nicht finanziert werden d¨¹rfen, ist an dieser Stelle ausdr¨¹cklich hinzuweisen. Positionen, die von der DFG in die Grundausstattung verwiesen wurden, gelten jedoch nicht als abgelehnt und k?nnen daher aus den R¨¹ckflussmitteln der PP finanziert werden. Es besteht die Erwartung, dass die Mittel jeweils zeitnah zur Projektlaufzeit zum Einsatz kommen, sodass gr??ere R¨¹cklagen nicht entstehen.

• Wie erhalte ich Computer u.?. f¨¹r mein Projektpersonal?

Hardware, wie Computer, Drucker, Speichermedien sind typische Komponenten der Grundausstattung und z?hlen zu den nicht abrechenbaren Ausgaben der DFG. Eine Finanzierung aus Projektmitteln ist daher ¨¹blicherweise nicht m?glich, es sei denn, es handelt sich um eine beantragte Spezialausf¨¹hrung, die von der DFG aus der Antragstellung heraus nicht abgelehnt wurde.

Die Finanzierung muss daher ¨¹ber die R¨¹ckfl¨¹sse aus der Programmpauschale (KST XXXXXX-600) erfolgen. Bitte beachten Sie die Regelungen des zentralen Einkaufs.

• Darf ich einen Gastwissenschaftler, der mich im Rahmen meines Projektes zum Wissensaustausch besucht, bewirten?

Die DFG vertritt hier die Ansicht, dass im Fall des Bestehens einer Bewirtungsrichtlinie an der Hochschule auf diese abzustellen ist. Sofern GastwissenschaftlerInnen im Rahmen der Reisekostenabrechnung ¨C ¨¹blicherweise nach Th¨¹ringer Reisekostengesetz ¨C kein Tagegeld erh?lt, kann eine Bewirtung gem?? der Bewirtungsrichtlinie der FSU Jena erfolgen und dies ¨¹ber die Projektmittel abgerechnet werden.

• Ein/e Gastwissenschaftler/in wird ¨¹ber einen l?ngeren Zeitraum an meinem Projekt mitarbeiten ¨C wie kommt er/sie an seine Aufwandsentsch?digung?

Mit den GastwissenschaftlerInnen ist ein entsprechender Vertrag abzuschlie?en. Bitte senden Sie den im HanFRIED abrufbaren Mustervertrag unterschrieben an das Å·ÖÞ±­Í¶×¢µØÖ·_Ã÷ÉýÌåÓý-¾º²Ê×ãÇò±È·ÖÍƼöe B¨¹ro. Nur auf Basis dieses Vertrages kann die Anweisung der (monatlichen) Aufwandsentsch?digung erfolgen.

• Die auf Basis der DFG-Personalmittels?tze bewilligten Personalmittel reichen nicht, um meinen tarifbedingt teureren MitarbeiterInnen bis zum Ende seiner Befristung zu bezahlen. Was nun?

Die DFG stellt in begr¨¹ndeten F?llen zus?tzliche Mittel f¨¹r einen tarifbedingten Mehrbedarf zur Verf¨¹gung. Ein entsprechender Antrag soll m?glichst sp?t im Projektverlauf gestellt werden, um m?gliche Tarif?nderungen bereits zu ber¨¹cksichtigen und zu gew?hrleisten, dass der betreffende Mitarbeiter bis zum Projektende vertraglich gebunden bleibt. Zudem pr¨¹ft die DFG, ob dieser Mehrbedarf nicht durch noch vorhandene Projektmittel gedeckt werden kann.

Der Antrag (Formular 41.44Externer Link) wird in Kooperation von Dezernat 2, Dezernat 5 und Ihnen erstellt.? ?

• Ich m?chte die Projektergebnisse ver?ffentlichen und hatte Publikationsmittel beantragt. Wie lange kann ich diese in Anspruch nehmen?

Prinzipiell k?nnen bewilligte Sachmittel auch f¨¹r Publikationen verwendet werden. Mit Vorlage des Schlussnachweises stehen diese nicht mehr zur Verf¨¹gung. Sofern Publikationsmittel explizit beantragt und von der DFG bewilligt wurden, sind diese bis 2 Jahre nach Projektende abrufbar. In diesem Fall wird das Projektkonto befristet und?? zweckgebunden weitergef¨¹hrt.?

Verwendungsnachweise

• Wann muss ein Verwendungsnachweis erstellt werden?

Die Vorlage eines Verwendungsnachweises muss erstmalig nach Ablauf des 2. Kalenderjahres der Inanspruchnahme der F?rdermittel bis zum 15. April des Folgejahres erfolgen. Sofern das Projekt bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht beendet ist, muss die Inanspruchnahme nach diesem ersten Verwendungsnachweis f¨¹r die Folgejahre j?hrlich erfolgen. Der Schlussnachweis ist sp?testens 12 Monate nach Projektende vorzulegen.

Beispiel:? ?????? Projekt beginnt in 03/2018 (Laufzeit 36 Monate bis 02/2021)

1.Nachweis f¨¹r 2018/2019: Basis 12/2018+12/2019 bis 15.04.2020

2.Nachweis f¨¹r 2020: Basis 12/2020 bis 15.04.2021

3.Nachweis f¨¹r 2021 (=Schlussnachweis): Basis 02/2021 bis sp?testens 28.02.2022

Tagungszusch¨¹sse sind sp?testens 3 Monate nach Ende der Veranstaltung abzurechnen.

• Wie erfolgt die Erstellung des Verwendungsnachweises?

Um abzusichern, dass die auf dem Kostentr?ger gebuchten anonymisierten Personalkosten und die Lohnkonten der einzelnen ProjektmitarbeiterInnen ¨¹bereinstimmen, erfolgt im Rahmen der Erstellung des Verwendungsnachweises ein j?hrlicher Abgleich der Daten zwischen den Dezernaten 2 und 5. Dazu wird Ihnen vom Dezernat 2 ein Formular zugesandt, in welches die ProjektmitarbeiterInnen namentlich einzutragen sind. Das Formular wird in der Folge mit der Eingruppierung, den Nachweiszeitr?umen und den entsprechenden Personalkosten je MitarbeiterInnen erg?nzt und dient als interne Basis sowohl des Verwendungsnachweises als auch m?glicher Vor-Ort-Pr¨¹fungen der DFG.

Anhand der gebuchten Daten wird der Verwendungsnachweis erstellt und Ihnen zur Unterschrift zugesandt. Auf Basis des best?tigten Schlussnachweises erfolgt ggf. die R¨¹ck¨¹berweisung vorhandener Kassenreste. Sobald das Projektkonto einen auf 0,00 € ausgeglichenen Kassenbestand aufweist, erfolgt dessen Schlie?ung.

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